Einstellungen

Sie finden die dafür zuständige Dialogbox im Pull-Down-Menü Einstellungen...

Allgemein

Mehrwertsteuersätze (6)

Hier können Sie die für Ihr Geschäft wichtigen Mehrwertsteuersätze eintragen. Es sind sechs verschiedene Steuersätze möglich. Die Gegenkonten können bereits mit einem bestimmten Mwst-Satz voreingestellt werden, der sich aber bei Bedarf während des Buchens per Knopfdruck ändern läßt.

Euro Umrechnungsfaktor

In dieses Feld können Sie den Umrechnungsfaktor vom Euro in die Zweitwährung und das von Ihnen gewünschte Währungssymbol einstellen.

Hauptwährung ist ...

Die Hauptwährung wird in allen Dialogboxen bei Geldwerten als Voreinstellung verwendet. Außerdem werden bei Listenausgaben, Gewinn/Verlustrechnungen die Summen in der Hauptwährung dargestellt. Bei einer Mischung von Hauptwährungs- und Zweitwährungs- Eingaben werden alle Zweitwährungs-Werte in die Hauptwährung umgerechnet, entsprechend der Vorgabe unter "Umrechnungsfaktor".
Beträge in der Hauptwährung werden in den Fensterlisten normal dargestellt, Einträge in der anderen Währung kursiv!

Verzugszinsen

Hier können Sie den Prozentsatz für die Verzugszinsen eingeben, die FirstMillion bei einer Mahnung berechnen soll. Die Zinsen werden ab dem Rechnungsdatum plus der individuellen Mahnfrist mit dem hier eingestellten Prozentsatz berechnet.

Rabattsätze

In die beiden Rabattfelder können Sie einen Mengenrabatt vorgeben, bezogen auf den Rechnungsbetrag. Wenn Sie dann eine Rechnung schreiben wird dieser Rabatt bei Überschreiten des eingestellten Rechnungsbetrages automatisch abgezogen. Sie können zwei Stufen für diese Rabattform vorgeben. Wird für den Grenzbetrag jeweils eine Null eingegeben, wird kein Rabatt berechnet und gedruckt. Der Ausdruck eines Rabattes läßt sich aber auch nach der Erstellung einer Rechnung über den Knopf [Rabatt] vor dem Ausdrucken ein- und ausschalten, sodaß Sie hier sehr flexibel sind.

Fristen zur Wiedervorlage

Hier können Sie Fristen für Angebote und Mahnungen eintragen, nach deren Ablauf Sie an diesen Datensatz erinnert werden möchten. Die Fristen für Rechnungen ergeben sich aus den eingestellten Zahlarten.

autom. Sicherung

Da alle Daten im Speicher gehalten werden, muß auf die Datensicherheit ein gewisses Augenmerk gerichtet werden. Wenn Sie den Rechner 8 Stunden am Tag im Betrieb haben und viele Daten verändert wurden, ist ein Systemabsturz nach 7 Stunden eine Katastrophe! Hier haben Sie die Option, nach einer einstellbaren Zeit, automatisch alle geänderten Daten zu sichern. Das geht so schnell, daß Sie unbedingt Gebrauch von dieser Funktion machen sollten. Am besten alle 10 bis 15 Minuten!

Voreinstellung ohne Alt-Taste

Hier können Sie einstellen, auf welche Weise Sie bei der Eingabe in die FirstMillion Eingabeboxen wiederkehrende Eingabefelder voreingestellt haben wollen.

Durch das Verwenden von voreingestellten Dialogboxen lässt sich viel Zeit bei der Eingabe sparen. Ist der Schalter aktiviert, werden immer alle Eingabeboxen mit den Voreinstellungen geöffnet, Sie erhalten praktisch nie eine leere Box, wenn Sie den Knopf "als Voreinstellung" in der Eingabebox einmal betätigt haben.

Wird der Schalter bei "Voreinstellung ohne Alt-Taste" jedoch nicht gesetzt, müssen Sie die Alt-Taste gedrückt halten, wenn Sie eine Eingabebox öffnen (Einf./Hilfe-Taste) oder den Knopf "Weiter" in der Dialogbox aktivieren um eine ausgefüllte Box zu erhalten.
Um eine bestimmte Eingabe als Voreinstellung zu definieren müssen Sie in der geöffneten Dialogbox den Knopf "als Voreinstellung" anklicken. Die vorgenommenen Eintragungen werden dann abgespeichert und stehen solange zur Verfügung, bis Sie durch erneutes Drücken dieses Knopfes eine Änderung vornehmen.

Einnahmen sofort nach Rechnungserstellung buchen

Mit diesem Knopf schalten Sie die Buchhaltung wahlweise auf "vereinbarte Zahlung", oder auf "vereinnahmte Zahlung" um. Wenn Sie mehr über diese Buchungsverfahren wissen möchten, lesen Sie bitte im Kapitel Buchhaltung weiter.

Beim Erledigen neue Debitor-Buchung(en) erstellen

Wenn bereits bei Erstellen einer Rechnung eine Buchung angelegt wird, wird diese beim Erledigen der Rechnung normalerweise aufgerufen um das Geldkonto vom Debitor- auf das tatsächliche Eingangskonto umzustellen.
Ist diese Option aktiviert, bleibt die Ursprungs-Buchung unverändert und es wird eine zusätzliche Buchung erstellt, um den Betrag vom Debitor- auf das Eingangskonto umzubuchen. Ist in der Rechnung Skonto aktiviert, wird gefragt ob Skonto abgezogen wurde und ggf. eine weitere Buchung für den Skonto-Betrag erstellt.

Doppel-Klick auf Artikel übernimmt in Formular

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, können Sie mit einem Doppel-Klick auf einen Artikel die Artikeleingabebox öffnen. Der voreingestellte Weg geht über das Markieren des Artikels und Drücken der ENTER-Taste, oder Drag&Drop auf das Rechnungsformular.

Artikelpreis als Netto speichern

Wenn der Nettopreis eines Artikels gespeichert wird, so ändert sich bei einer Mwst-Änderung automatisch der Bruttopreis.

Hinweis bei Personen-Dubletten

Es erscheint ein Warnhinweis, wenn Sie einen neuen Personendatensatz anlegen und ein anderer Datensatz hat den gleichen Namen und die gleiche Strasse oder die gleiche E-Mail-Adresse.

Erinnerungs-Box, wenn die Uhrzeit bei Personen-Erinnerungen erreicht ist.

Diese Erinnerungs-Box können Sie hier abschalten, wenn, z.B. im Netzwerk, diese Erinnerungen nur an einem Arbeitsplatz bearbeitet werden sollen.

Formulare

Die folgenden Funktionen wirken global auf die Rechnungsausdrucke. Allerdings haben Sie immer die Freiheit, im Formularfenster vor dem Ausdruck diese Einstellung für die aktuelle Rechnung wieder zu ändern.

Start-Formular für Kunden

Stellen Sie hier die Formular-Art ein, die Sie am häufigsten bei neuen Formularen benötigen. Bei Lieferanten ist immer eine Bestellung voreingestellt.

Artikel-Bundle-Mitglieder anzeigen

Mit diesem Knopf läßt sich bei Artikel-Bundles der Ausdruck der Teilpositionen ein- oder ausschalten. Das Abschalten wird immer dann sinnvoll sein, wenn Sie ein Artikel-Bundle mit vielen Positionen haben. Die korrekte Abbuchung der Artikel aus dem Lager ist davon natürlich nicht betroffen.

Gewicht anzeigen

FirstMillion berechnet automatisch das Gewicht einer Sendung, wenn die Gewichtsdaten für die Artikel eingetragen sind. Auch diese globale Einstellung kann vor dem Druck verändert werden.

Rappen runden

Die Funktion "Rappen runden" ist für unsere Kunden aus der Schweiz eingerichtet worden. Da die kleinste Münze in der Schweiz 5 Rappen beträgt, muß das bei der Erstellung der Bruttorechnungssumme beachtet werden. Ein Zahlbetrag von SFr 123,88 macht eben keinen Sinn mehr. Wir verwenden zur Vermeidung dieses Problems das in der Schweiz gängige Verfahren der Rundung der WUST, sodass die Bruttorechnungssumme ganzzahlige Vielfache von 5 ergibt. Dabei wird die Rundung allerdings nicht bei der Eingabe der Artikel in die Artikelverwaltung vorgenommen, sondern erst bei der Übernahme in ein Rechnungsformular.

Unser Zeichen

Die Formulare können mit dem Platzhalter <FUNSZEICH> versehen werden. Wenn der Sachbearbeiter immer der selbe ist, können Sie hier den Namen oder das Zeichen eintragen, was dann immer sofort im Formular erscheint. Sollte gelegentlich ein anderes Zeichen im Formular verwendet werden sollen, so kann dies leicht während der Arbeit am Formular geändert werden.

Linker, rechter, oberer und unterer Textrand in mm

Diese Einstellung positioniert den Text Ihres Ausdrucks auf der Seite.

Fester Zeilenabstand

Normalerweise ist der Zeilenabstand abhängig von der Schriftgröße oder der Bild-Höhe.
Falls Sie aber einen festen Zeilenabstand bevorzugen, weil z.B. viele alte Formate darauf angepasst sind, können Sie das alte Verfahren hier einstellen.

Leerzeilen pro Zoll

Für Leerzeilen ohne Text oder Bild kann hier der Abstand eingestellt werden.
Ist "Fester Zeilenabstand" aktiviert, steht hier der Abstand für alle Zeilen.

Spalten pro Zoll

Die Platzhalter können an Spaltenpositionen ausgerichtet werden. Hier können Sie den Spaltenabstand unabhängig von der Schriftgröße einstellen.

Warnung bei neuem Formular für Kunden mit Status ...

Wenn Sie ein neues Formular für einen Kunden erstellen, der bereits eine Erinnerung/Mahnung/Letzte Mahnung erhalten hat, kann eine Warn-Meldung erscheinen.

Speicherort des PDF-Ordners

In diesem Ordner werden alle ausgegebenen Formulare als PDF-Datei gespeichert. Normalerweise liegt dieser Ordner innerhalb des FirstMillion-Daten-Ordners. Im Netzwerk kann es aber sinnvoll sein, dass alle Macs die PDFs in einen zentralen Ordner ablegen.

Nummern

Eigener Buchungs-Nr.-Kreis für jedes Jahr

Buchungsnummer können jedes Jahr neu von 1 oder einer eingestellten Basis-Nr. beginnen.

Artikel-Nr voreinstellen

Wenn Sie nur Zahlen ohne Buchstaben als Artikelnummer verwenden wollen, können Sie diese bei neuen Artikeln voreinstellen lassen. FirstMillion sucht die höchste bisher vergebene Nummer und vergibt die nächste Zahl.

Eigener Faktur- und Rechnungs-Nr.-Kreis für jedes Jahr

Faktur- und Rechnungsnummern können jedes Jahr neu von 1 oder einer eingestellten Basis-Nr. beginnen.

Basis-Nummern

Ist dieses Feld leer, ermittelt FirstMillion die höchste (in diesem Jahr) vergebene Nummer und vergibt diese Nummer+1 für den nächsten Datensatz. Wenn im Netzwerk-Betrieb aber parallel neue Datensätze erstellt werden, ohne dass die Macs eine Netzwerkverbindung haben, kann es zu doppelten Nummern kommen. Deshalb ist es möglich für jeden Mac im Netz eine eigene Basis-Nr. zu vergeben. Der nächste Datensatz erhält dann die nächste freie Nummer, die dieser Basis-Nr. folgt. Es können so unabhängige Nummernkreise verwendet werden.

System

Speicherort des FirstMillion-Daten-Ordners

Normalerweise werden alle FirstMillion-Daten im Order ~/Dokumente/FirstMillion/ gespeichert, sodass hier keine Einstellung vorgenommen werden muß. Sie können den FirstMillion-Ordner aber auch woanders ablegen.

Netzwerk-Betrieb

Falls Sie mit mehreren Macs im Netzwerk mit dem selben Datenstamm arbeiten möchten, können Sie hier den Netzwerk-Betrieb einstellen.
Ein Mac muß als Server arbeiten. Alle anderen als Clients. Die Nummer des TCP-Port müssen Sie nur dann ändern, wenn ein anderes Programm zufällig den selben Port verwenden sollte.
Sollte die Kommunikation zwischen den Macs nicht funktionieren, können Sie das Protokoll aktivieren und an Hartmann Software schicken, um das Problem zu lokalisieren.
Normalerweise werden die Personendaten nur mit dem Apple Adressbuch des Servers synchronisiert. Hier können Sie einstellen, dass auch die Adressbücher der Clients synchronisiert werden.
Eine genaue Beschreibung des Netzwerk-Betriebs finden Sie in einem eigenen Kapitel.

Speicherort des Ordners für Anhänge

FirstMillion kann zu jedem Personen-Datensatz beliebig viele Dokumente speichern. Hier wird der Ordner eingestellt, in den die Dateien kopiert werden. Wenn Sie mit der Netzwerk-Version arbeiten, sollte der Ordner an einem Ort liegen, auf den alle Macs Zugriff haben. Auf allen Macs im Netzwerk muß dann der selbe Ordner eingestellt werden.

Speicherort des CoMa-Fax-Job-Ordners

Falls Sie über das Fax-Programm CoMa von Hartmann Software verfügen, so kann dies direkt von FirstMillion mit Übergabe der Fax-Nummer angesteuert werden.
Sie können einzelne Rechnungen oder auch mehrere Fakturierungsvorgänge (zeitversetzt) als Fax verschicken. FirstMillion muss aber wissen, wohin diese Faxseiten gespeichert werden sollen. Sie müssen hier den Ordner einstellen, der auch bei CoMa als Fax Job-Ordner eingestellt ist.

Passwort für Buchhaltung

Es kann ein Passwort vergeben werden, um das öffnen der Buchungs-, Konten(gruppen)-, Gewinn- und Afa-Fenster zu verhindern. Die Daten werden nicht mit dem Passwort verschlüsselt! Dieser Schutz kann umgangen werden.

iCal Kalender.

Hier können Sie wählen in welchen iCal Kalender die Erinnerungen von FirstMillion eingetragen werden sollen.